In einer zunehmend digitalisierten Welt ist der Einsatz von neuen Technologien für Unternehmen unerlässlich, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Effizienzsteigerungen zu realisieren. Während große Unternehmen oft über umfangreiche IT-Abteilungen verfügen, stehen kleinere Unternehmen oft vor der Herausforderung, digitale Transformation ohne eine dedizierte IT-Abteilung zu bewältigen. Doch ist es möglich, diesen Weg erfolgreich zu beschreiten?

Die Antwort lautet: Ja! Auch kleine Unternehmen können Digitalisierungsprojekte erfolgreich umsetzen, obgleich einige Herausforderungen zu bewältigen sind.

Bei den meisten Digitalisierungsprojekten ist die Zusammenarbeit mit einem externen IT-Partner notwendig. Dies kann zu einer gewissen Abhängigkeit führen. Verwende ich beispielsweise eine vom IT-Partner selbst entwickelte Software, bin ich darauf angewiesen, dass diese laufend aktualisiert und angepasst wird. Möglicherweise habe ich auch meine Daten auf dessen Server gespeichert, so erhöht dies nochmals die Abhängigkeit und ein Umstieg auf einen anderen Partner wird erschwert. Ist keine eigenen IT-Abteilung vorhanden und fehlt entsprechendes Know-How, kann dieser Effekt nochmals verstärkt werden.

Vor allem in kleineren Unternehmen fehlen oftmals Ressourcen und Budget. Eine sorgfältige Planung und Priorisierung der Projekte sind daher Voraussetzung. Außerdem sollte geprüft werden, ob Fördermittel oder Zuschüsse möglich sind.

Auch ist ein Projektmanager zu definieren, der während der Umsetzung als Ansprechpartner gilt und die Zielerreichung kontrolliert. Wird im Unternehmen keine entsprechende Person gefunden oder können keine zeitlichen Freiräume geschaffen werden, kann auf einen externen Projektmanager zurückgegriffen werden.

Kleinere Unternehmen haben aber auch Vorteile. Da sie kleiner sind, können sie agiler und flexibler arbeiten und dadurch schneller auf Veränderungen reagieren und neue Technologien einführen. Mitarbeiter werden oft stärker in die Veränderungsprozesse eingebunden und können sich vielleicht besser mit den Projekten identifizieren. Ohne IT-Abteilung sind die Mitarbeiter oft gezwungen, einfallsreich zu sein und eigenen Lösungen auf Probleme zu finden. Dies steigert die Kreativität und Innovationskraft des Unternehmens.

Was ist zu beachten?

Um ein Digitalisierungsprojekt erfolgreich umzusetzen, sollten einige Aspekte beachtet werden.

Am Anfang eines jeden Projekts steht eine klare Zieldefinition. Welche Bereiche möchte ich digitalisieren und was möchte ich damit erreichen? Welche technologischen Lösungen sind erforderlich?

In einem nächsten Schritt muss, falls noch nicht vorhanden, ein passender IT-Partner gefunden werden. Dies ist nicht immer einfach, da das Angebot an IT-Dienstleistern groß ist. Es ist daher wichtig, die Anforderungen an die digitalen Technologien genau zu definieren. Dazu wird in der Regel ein sogenanntes Lastenheft verwendet, das neben den Anforderungen auch Informationen zum Projektziel, dem groben Zeitplan und Kostenrahmen beinhalten soll.

Ist eine größere Umsetzung geplant, ist eine schrittweise Vorgehensweise wichtig, um Überforderung zu vermeiden. Es mag sinnvoll sein, mit kleineren Projekten zu beginnen, bei denen schnell kleine Erfolge (sogenannte Quick Wins) möglich sind und die den größten Mehrwert bringen. Folgeprojekte sollen erst angegangen werden, wenn die vorherigen umgesetzt und entsprechend verankert sind. 

Konkrete Tipps

• Nutzen Sie Cloud-Technologien. Sie sind meist kostengünstig, ohne großen Aufwand zu nutzen und einfach skalierbar. Die Systeme sind immer auf dem aktuellen Stand. Außerdem ist ein gemeinsames arbeiten von überall aus möglich
• Legen Sie Wert auf eine ansprechende Website und Online-Präsenz. Eine Website ist das Aushängeschild eines jeden Unternehmens. Es lohnt sich, hier etwas mehr Geld zu investieren, anstatt eine Standard-Website zu verwenden. Außerdem ist es wichtig, über Social-Media-Plattformen mit dem Kunden in Kontakt zu treten und die Reichweite zu erhöhen. Die Sichtbarkeit ist hier mehr oder weniger gratis, der Aufwand im Verhältnis gering und es können schnell viele Leute erreicht werden
• Verwenden Sie ein Customer-Relationship-Management (CRM). Ein CRM ermöglicht es, den Kunden besser kennenzulernen, personalisierten Kundenservice anzubieten und gezielte Marketingaktionen umzusetzen.
• Führen Sie Datenanalysen durch. Verwenden Sie Analysetools wie Google Analytics, um das Nutzerverhalten auf Ihrer Website zu verfolgen und Erkenntnisse für die Optimierung zu gewinnen
• Optimieren Sie die Mitarbeiterkommunikation. Tools wie Microsoft Teams oder Zoom erleichtern die Zusammenarbeit und sind heute meist selbstverständlich
• Sichern Sie sich gegen Datenverlust und Cyber-Angriffen. Werden Backups Ihrer Daten nicht automatisiert über einen Cloud-Dienstleister durchgeführt, achten Sie unbedingt darauf, dies selbst zu machen. Außerdem müssen Angriffe von Außen abgewehrt werden, sodass Antivirus, Firewall und andere Abwehrmechanismen unumgänglich sind.

IDM Südtirol bietet zahlreiche Hilfestellungen bei Digitalisierungsprojekten an:

• Ist-Analyse der vorhandenen IT-Systeme und Ermittlung des digitalen Reifegrads: dadurch können Potenziale für mögliche Digitalisierungsvorhaben gefunden werden
• Unterstützung bei der Definition der Digitalisierungsziele und deren Umsetzungsstrategie
• Hilfestellung bei der Definition des Lastenhefts und der Suche eines passenden IT-Partners
• Analyse der aktuellen Technologie-Trends
• Beratung bei der Entwicklung digitaler Produkte und Dienstleistungen
• Analyse der aktuellen digitalen Vertriebs- und Marketing-Kanäle sowie Durchführung von entsprechenden Coachings
• Beratungen zu Fördermöglichkeiten bei Digitalisierungsprojekten